La produzione su COMMESSA (NON di serie) è stata realizzata sposando la filosofia del PROJECT MANAGEMENT.

Con quest’ottica vogliamo tenere sotto controllo :

IL TEMPO
I COSTI
LA QUALITA’

del manufatto.

Le necessità di queste aziende sono caratterizzate soprattutto dai seguenti punti:

CENTRARE I PREVENTIVI MEDIANTE L’ UTILIZZO DI SOTTOPARTI DI MANUFATTO BEN DEFINITO: l’errore commesso sulla totalità della Commessa è inferiore se ho disponibile in BANCA DATI delle sottocommesse simili già realizzate e sulle quali ho dei dati di consuntivo certi.

CONTROLLARE LO STATO AVANZAMENTO DEL LAVORO per individuare tempestivamente gli scostamenti tra preventivo e consuntivo intermini di quantita’ e qualita’ materiali, risorse (uomini e mezzi) e quindi tempo, penalita’ per sforamenti temporali.

ESSERE AVVERTITI DI POSSIBILI SITUZIONI CRITICHE per apportare rapidamente le opprtune correzioni.

AVERE SOTTO CONTROLLO LA PARTE FINANZIARIA con possibilita’ di simulazione e valutazione dell’ impatto su eventuali ritardi di pagamento CASH FLOW

GESTIRE ADEGUATAMENTE LA LOGISTICA con preventivi a fornitore, emissione ordine, entrata materiale a commessa o cantiere o in magazzino. Uscita del medesimo con il processo di fatturazione.

REALIZZARE UN CONTROLLO DI GESTIONE veramente EFFICIENTE ed EFFICACE.

AVERE SOTTO CONTROLLO soprattutto LE RISORSE ( PERSONE, MACCHINARI E QUANT’ALTRO )

ANALIZZARE LA REDDITIVITA’ DELLE COMMESSE E SOTTOCOMMESSE al fine di costituire uno storico aziendale per migliorare la produttivita’, eliminare gli errori, centrare i preventivi

MONITORARE LA PIANIFICAZIONE DELLE RISORSE per poter consegnare il manufatto NEI TERMINI STABILITI, con I COSTI PREVENTIVATI o minori, con la QUALITA’ CONCORDATA

La chiave della produttività, e quindi della competitività aziendale, si trova celata nell’utilizzo organizzato delle risorse produttive (uomini, macchinari e materiali). Queste considerazioni diventano sempre più importanti nel contesto del mercato attuale, nel quale la conoscenza dettagliata dei costi e la puntualità nelle consegne, sono diventate un fattore determinante per raggiungere il successo dell’azienda stessa.

Con questa premessa, gli obiettivi principali di un’azienda che introduce un sistema di gestione avanzato delle commesse sono:

CONTROLLO DELL’EFFICIENZA (tempi, quantità, produttività delle risorse)
CONTROLLO DELL’EFFICACIA (qualità, precisione nelle consegne, costi di produzione)
AUTOMATIZZAZIONE NELLA GESTIONE DEI DATI (tempestività, precisione dei dati, riduzione dei tempi di inserimento dei dati)

Il MODULO COMMESSE DI COSTO possiede le seguenti caratteristiche:

• MATERIALI La parte materiali permette di indicare a livello di ogni commessa e sottocommessa la tipologia e la quantità di materiale necessario. Da questa lista dei materiali necessari posso procedere alla richiesta di preventivo a fornitori e/o all’emissione di ordini al fornitore.
  
  
• RACCOLTA DATI Per ogni sottocommessa, organizzata in centri di lavoro, è possibile indicare le ore di lavoro previste. Un apposito programma permette di imputare le ore lavorate di ogni risorsa impegnata distinte per giorno, per operatore, per commessa.
  
  
• CONTABILITÀ In contabilità arrivano sia costi esterni sia costi di struttura. Fin a partire dall’inserimento della prima nota posso indicare a che sottocommessa va imputato il costo.
  
  
• RIEPILOGHI E ALTRE FUNZIONI In ogni momento è possibile avere la situazione della commessa nella quale sono evidenziati tutti i materiali e gli ordini a fornitori, il loro stato (ordinato, arrivato, scaricato), le ore impiegate e le ore che prevedibilmente devono ancora essere svolte, i costi provenienti dalla contabilità. Un apposito programma permette anche di emettere fatture di acconto per commessa in funzione di eventi particolari concordati con il cliente al momento dell’ordine. Una sottocommessa può essere copiata su un’altra sia all’interno della stessa commessa che su un’altra commessa.
  

PROIEZIONE IMPEGNI (PIANIFICAZIONE DELLE RISORSE)

Sulla base della situazione delle commesse ed in particolare delle ore previste ed imputate, è possibile avere una proiezione della saturazione delle risorse. In base al calendario aziendale e alle capacità dei macchinari, degli impianti e degli addetti permette di sapere in che modo le varie risorse aziendali saranno impegnate e per quanto tempo. Prevede inoltre un riepilogo per centro di lavoro delle ore totali di impegno (capacità infinita) necessarie. La pianificazione e’ realizzata mediante DIAGRAMMA DI GANTT abbinata a vincoli temporali dettati da percorsi che impongono determinate regole ed e’ assistita dal BUSINESS INTELLIGENCE DI COMMESSA (pannello decisionale di commessa ). La selezione puo’essere fatto per una o piu’ commesse in contemporanea (si consiglia tutte quelle aperte ) in modo da avere una visione globale delle attivita’ in atto ed individuare risorse e tempistiche. Il modulo GANTT2 insiste sulla stessa BANCA DATI del gestionale commesse in modalita’ BIDIREZIONALE di modo che sia possibile controllare e modificare i tempi di avanzamento di ogni singola fase, i ritardi e/o gli anticipi delle sottocommesse e commesse stesse.

La colorazione in rosso individua una criticita’ di fase, sottocommessa, commessa in termini temporali, ma anche di risorse. In GANTT2 e’ stata implementata la possibilita’ , posizionandoci sopra con il mouse, di individuare sulla singola fase e/o sottocommessa , la quantita’ preventivata, quella realizzata (SAL), e la proiezione con sforamenti e/o riduzione del tempo stesso previsto

Stessa cosa dicasi per quanto riguarda i costi: costo previsto, costo attuale, proiezione costo finale, % e valore di marginalita’ rimasta.

SIMULAZIONE

In GANTT2 e’ possibile vedere anche una proiezione del lavoro rimanente valutato a partire da un determinato istante. Cio’ puo’ verificarsi, in determinati settori, a causa di interruzioni, anche prolungate, per motivi vari. La necessita’ di vedere se questo ritardo va ad impattare con lo sforamento temporale della commessa mi permette di correre ai ripari o aumentando le risorse, o prevedendo degli straordinari, o trovando soluzioni all’ esterno dell’ azienda stessa. Il grafico, all’ ora in cui faccio la simulazione, proietta il tempo rimante necessario per il completamento dell’ opera. (la data e l’ ora del giorno viene individuata dal clock del computer ) E’ possibile intravvedere le sottocommesse che possono diventare critiche sia per sforamento temporale sia per la quantita’ e/o il valore. La situazione e’ interattiva ed e’ visionabile con maggiori dettagli nel modulo grafico del BUSINESS INTELLIGENCE. Ma gia’ dal GANTT” il PROJECT MANAGER puo’ controllare un po’ tutto sia in termini di quantita’, costo, margine. GANTT2 mi permette di usare i precessori e quindi vincolare determinate fasi al completamento di fasi da cui dipendono. E’ altresi’ possibile vincolare la dipendenza non solo al completamento di una fase, ma anche in un determinato momento o ad una certa % di SAL della fase vincolante. La parte sottostante di GANTT2 mi permette di vedere i carichi di lavoro suddivisi per gruppi di lavoro, evidenziando in rosso quelli che superano il 100% del carico possibile. Agendo sulle risorse in termini di quantita’ e/o ore di calendario ( straordinari, sabato e domenica, uno o piu’ turni giornalieri, 24 ore ) e’ possibile individuare immediatamente la correzione piu’ opportuna per far rientrare fasi, sottocommesse e commesse nei tempi programmati ( tenendo conto dei costi ).

VERSIONE AVANZATA

Nella versione piu’ avanzata a’ previsto pure il PERT e l’ analisi del PERCORSO CRITICO con un’ analisi dettagliata delle risorse ( in termini di uomini e mezzi ) e del rispettivo calcolo tenendo conto di disponibilita’ in funzione del calendario. Viene evidenziato pure lo sforamento in termini di tempo.

PANNELLO DECISIONALE ( BUSINESS INTELLIGENCE )

Il pannello decisionale delle COMMESSE NON DI SERIE evidenzia IN AUTOMATICO una serie di dati , suddivisi per sottocommessa, prendendo in considerazione materiali, risorse ( manodopera e macchine ), spese derivanti dall’ amministrazione, documenti e analizzando la situazione tra: PREVISTO - ATTUALE (cioe’ quello fatto fino ad ora ) - FINALE (se la la parte della sottocommessa si evolve nella stessa maniera ) Mi fa vedere gli SCOSTAMENTI in % e mi fa vedere, in maniera grafica, QUANTO E’ STATO REALIZZATO FINO AD OGGI ( PER OGNI SOTTOCOMMESSA ) Nella parte sottostante mi genera una ripartizione ( sempre per sottocommessa ) tra MATERIALI – RISORSE – ALTRO in modalita’ % con grafico di ripartizione. Attraverso una videata di scelte e personalizzazioni quali qulla sotto, posso arrivare ad una visione dettagliata della commessa in termini di RISORSE, MATERIALI, COSTI ESTERNI, CONTABILITA’ DI COMMESSA, DOCUMENTI e DISEGNI

ESEMPIO DI STAMPA SINTETICA CON RAPPRESENTAZIONE GRAFICA DEL LAVORO GIA’ EFFETTUATO SULLE VARIE SOTTOCOMMESSE con le voci : PREVISTO – ATTUALE – STIMATO - % DI SCOSTAMENTO – VENDITA - % DI MARGINE

DESCRIZIONE DEL MODULO CON LA SUA STRUTTURA

STRUTTURA DI UNA COMMESSA:
- RISORSE ( uomini e macchine )
- MATERIALI
- COSTI ESTERNI
- EVENTI
- DOCUMENTAZIONE

PREVENTIVAZIONE

LOGISTICA
GESTIONE DEI MATERIALI
RICHIESTE OFFERTE
ORDINI A FORNITORI
ENTRATA MERCE A MAGAZZINO
VERSAMENTO MATERIALI A COMMESSA
SPOSTAMENTO MATERIALI DA CANTIERE A CANTIERE ( o da commessa a commessa )
APPROVVIGIONAMENTI

PRODUZIONE
FOGLIO DI LAVORO
IMPUTAZIONE MANODOPERA E MATERIALI
CONTROLLO AVANZAMENTO E STATO COMMESSA
SOLLECITO MANCANTI

CONSUNTIVAZIONE ED ANALISI
ANALISI E STATISTICHE
CONFRONTO PREVENTIVAZIONE E CONSUNTIVAZIONE COMMESSA
REDDITIVITA’ DI COMMESSA
ANALISI MANODOPERA
ANALISI MATERIALI

INTERAZIONE CON PARTE AMMINISTRATIVA
BUDGET DI COMMESSA
RIPARTIZIONE COSTI
ACCONTI E FATTURAZIONE
COLLEGAMENTO CON (IN REAL TIME ):
GESTIONE FINANZIARIA (CASH FLOW )
GESTIONE FINANZIARIA per CENTRI di COSTO
GESTIONE FINANZIARIA DI COMMESSA con/senza SIMULAZIONE
SCADENZIARI
BILANCI
CONTROLLO DI GESTIONE
BUDGET CONTABILE
ARCHIVIAZIONE OTTICA DOCUMENTALE
CRM
GESTIONE QUALITA’ E CERTIFICAZIONI